Vous êtes un chef d'entreprise dont le métier n'est pas la mise en place d'une solution de gestion informatisée que l'on appelle souvent ERP (Enterprise Resources Planning). Seulement voilà, sans outils informatiques point de gestion nos jours. Alors comment faire pour choisir celui qui va vous accompagner et vous permettre de gagner en performance ? 3 conseils.
1. Faites l'expression de vos besoins
Vous êtes le dirigeant de l'entreprise et vous savez mieux que personne ce qu'il vous faut pour piloter votre activité. Deux cas de figures : soit vous avez la capacité de faire vous même ou un membre de votre équipe, soit vous faites appel à un consultant extérieur, spécialiste dans ce domaine. Certains professionnells ne travaillent que dans un seul secteur d'activité, se positionnant comme des expert du domaine. Il est primordial ici de faire la part des choses : ne vous lancez pas dans un projet astronomique, simplement pour vous faire plaisir avec la technologie, mais mettez l'accent sur les seuls points absolument différenciants de votre activité. Par exemple, rien ne sert d'écrire dans votre document que vous souhaitez que l'ERP sache faire des factures mais décrivez plutôt comment vous faites vos factures actuellement. Quelles sont les contraintes que vous avez (ou que vos clients vous imposent) pour produire et éditer ces factures ? Ce document peut s'intituler "Cahier des charges" ou "Expression des besoins". Veillez à préciser le contexte de votre projet : quels sont les véritables enjeux qui motivent le changement de votre outil de gestion actuel : est-ce des besoins liés à la croissance de votre activité (croissance interne ou externe), des besoins d'évolution technologique (le support de votre ancien système n'est plus assuré), des besoins liés à la réglementation (changement des normes comptables, fiscales, RH,...) ?
2. Retenez en short-list des solutions qui ont fait leurs preuves
Votre activité est certainement singulière, même si elle possède des caractéristiques communes à beaucoup d'autres entreprises. Néanmoins, vous êtes le dirigeant et avez votre propre vision du développement de votre business. Il existe plus de 1000 solutions de gestion dans l'Hexagone, le marché est très fragmenté du fait des spécificités de chaque secteur d'activité (agriculture, industries mécaniques, bio-technologies, plasturgies, services, BTP,...). C'est à la fois une chance et un handicap. Une chance car vous pouvez trouver LA solution qui correspond exactement à vos besoins, un handicap car les éditeurs de ces solutions sont souvent de très petites tailles (entre 10 et 20 salariés) et ne sont pas toujours en capacité de suivre les évolutions majeures de technologies (Windows 8, 64 bits, Java, Cloud,Mobilité,...). Il sera donc nécessaire d'évaluer la solidité financière de celui que vous allez retenir pour les 5 à 10 ans à venir. Le critère prépondérant est celui de la connaissance "métier" de vos futurs interlocuteurs. En effet, vous allez rapidement juger si le vocabulaire est approprié à votre métier, si les références de clients existants sont des collègues ou des concurrents. S'ils sont arrivés à gérer leurs activités avec succès, il n'y a pas de raison qu'ils n'y arrivent pas pour votre entreprise. Demandez de pouvoir téléphoner et/ou d'aller rendre visite sur site afin d'échanger avec vos homologues afin de vous faire votre propre opinion sur le déroulé du projet et la qualité des intervenants.
3. Faites le choix de prestataires proches de vous
Retenir un distributeur/intégrateur ou éditeur proche géographiquement de votre entreprise présente l'avantage d'être plus réactif qu'un autre qui serait à des centaines de kilomètres. Attention, dans le cas où votre activité est très spécialisée, il est sans doute nécessaire de pondérer ce critère ; la distance ne faisant pas toujours la compétence. Des éditeurs positionnés sur des marchés très spécialisés et donc étroit par définition, sont dans l'obligation de travailler sur l'ensemble du territoire pour rentabiliser leur activité. Les moyens de travail à distance (télé-maintenance), notamment pour l'assistance des utilisateurs, permet de s'affranchir de l'éloignement. Par contre, les prestations de mise en oeuvre (paramétrage et formation) devront pour parties être réalisées dans vos locaux. Attention aux frais de déplacement qui peuvent alourdir votre budget.
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