Dans le cadre de soirées rencontres business, vous allez distribuer un certain nombre de cartes de visite en même temps que vous allez en récolter aussi.
Comment faire en sorte que ces cartes obtenues de la part de futurs partenaires (clients, fournisseurs, prestataires sous-traitants,...) ne restent pas au fond de votre tiroir ?
Les cartes de visites traditionnelles en carton, au format quasi réglementaire 85mm x 55mm, restent un excellent vecteur de votre business ; bien que le numérique soit présent partout. Elles permettent de créer un lien direct lorsqu'on les remets en main propre à un interlocuteur, elles suggèrent tout de suite à celui-ci de faire de même. Vous obtenez ainsi un fichier, papier certes, mais d'une très grande qualité.
Dès lors, il vous faut gérer ce trésor. Car il s'agit d'une valeur importante pour vos futures relations. En effet, cette première prise de contact directe n'a pas été filtrée par une tierce personne ; vous avez pû échanger avec la personne concernée ; évaluer ses centres d'intérêts ; ses potentiels d'affaire, etc.
Quelques règles de base sont à appliquer lorsque l'entretien est terminé ; a fortiori lorsque vous avez collecté un grand nombre de cartes de visites.
1ere règle : reprenez les cartes une par une : cela permet de faire une sythèse des personnes que vous avez rencontré, et tout simplement de compter le nombre de ces personnes. En sachant que ce n'est pas forcément le nombre qui fait la valeur et la pertinence.
2ème règle : Notez au dos les informations essentielles qui ne figurent pas sur la carte : centres d'intérêts communs, attitudes vis à vis de votre proposition de valeur, de votre modèle économique, pratique d'un sport ou ancien élève d'une école,...Bref, toutes les informations qui permettent de déterminer un "profil".
Tous ces éléments vont vous permettre de reprendre contact avec votre interlocuteur sur un mode différent.
NB : Cette phase peut-être faite directement sur place, si vous en avez la possibilité. La mémoire peut vous faire défaut une fois la rencontre passée.
3ème règle : Saisissez sur votre outil de Gestion de la Relation Client informatisé, les informations ci-dessus. Intégrées dans une base de données, vous aurez la possibilité de faire facilement des tris sur ces différents critères, et ainsi de reprendre contact avec les bonnes personnes sans avoir à balayer toute la pile de cartes de visites papier.
4ème règle : Dès le lendemain, attachez-vous à envoyer un mail afin de remercier les personnes rencontrées et de leur suggérer de continuer les premiers échanges pour approfondir votre approche commerciale.
5ème régles : Faîtes du tri régulièrement dans votre tas de carte de visites. Les mieux organisés les rangent dans des classeurs prévus à cet effet ; les autres les conservent en vrac dans le tiroir de leur bureau ou pire, dans leurs poches de costumes. Pour les dames, la remarque est tout aussi valable ; le sac à main faisant office de lieu de stockage de toute nature d'articles (!).
Il convient donc, au moins une fois par an de reprendre l'ensemble de vos cartes et de faire un tri sélectif sur un critère simple : combien de fois ai-je utilisé cette carte pour prendre contact avec cette personne ? Si la réponse est inférieure à 2, jettez tout simplement la carte ! Elle ne vous sert à rien. Si d'aventure vous souhaiteriez renouer le dialogue avec cet interlocuteur, vous trouveriez quand même le moyen de le faire. Dans de cas, pensez au réseau sociaux, qui permettent de faire des recherches sur le noms des personnes ou des entreprises dans lesquelles elles travaillent.
Vos cartes de visites valent de l'or certaines fois. Il existe même des sites Web qui proposent un "business model" sur le concept d'échange de cartes de visites qualifiées...
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